23 oktober, 2020

Behovet av kontorsyta minskar – men vad betyder det?

En ny studie gjord av BBC visar att 50 av Storbritanniens största arbetsgivare inte planerar att någonsin flytta tillbaka sin personal till ett kontor.

Tidningen Fastighetsvärlden har intervjuat ett 30-tal av Stockholms största kontorshyresgäster för att kartlägga behovet av kontoret i framtiden. Det här pratar alla om idag. Hur kommer pandemin påverka företagens långsiktiga behov av kontorslokaler? Vad händer när allt fler jobbar på distans? Det räcker med vi vi fortsättningsvis jobbar en dag hemma för att behovet av kontorsyta kan minskas med ca 20 procent.

Enligt Fastighetsvärldens kartläggning har samtliga 30 företag idag ett begränsat antal medarbetare på plats på kontoret. Alla erbjuder sina medarbetare att arbeta hemma för närvarande.

Sju av de tillfrågade företaget ser redan nu att de kommer att minska sina kontorsytor framöver. 11 bolag ser ingen förändring av yta just nu, men många påpekar att ytan kommer att disponeras om till andra funktioner när det blir färre på plats framöver. 10 bolag uppger att de inte vet hur det blir med kontorsytan och många anger att de bevakar frågan just nu.

Av de tillfrågade företagen har Reflex Arkitekter och Reform utformat byggnaden eller inredningen för nio av dessa företag (Microsoft, H&M, NCC, Telia, Nasdaq, SEB, Spotify, Skatteverket och ICA).

Peter Sahlin är arkitekt och partner på Reflex och inrednings- och ljusstudion Reform:
– I dagsläget får vi många samtal från våra kunder om kontorets betydelse i framtid efter corona. Vi befinner oss i en komplex situation – en blandning av oro och nyfikenhet.

Här svarar han på ett par frågor om framtidens kontor.

Vilka frågor får du från kunder och företag idag, med anledning av copronapandemin?
Just nu uppstår många frågor kring hur vi kan återgå till kontoret på ett säkert sätt. Vi har ju själva skissat fram ett koncept kring hur man coronatryggar kontor där vi hjälper företag att göra arbetsplatserna mer säkra med rätt inredning, flöden och guidelines i lokalen.
Vi för samtal med många som planerar att göra om sina lokaler nu när de ser att Coronapandemin inte alls är över – utan lär fortsätta ett bra tag till.

Hur ska man tänka som företag om man har stora kontorslokaler som står tomma?
Att man har mycket tomma ytor nu är inget konstigt – det har alla. Men den viktiga frågan är vilka långtgående konsekvenser pandemin får för det enskilda företaget. Fundera därför på följande:
– Kommer möjligheten att arbeta hemma vara bestående även efter pandemin?
– Har ni minskat er personalstyrka – och är detta tillfälligt eller permanent?

Svaren på dessa frågor indikerar om ni kommer vara färre medarbetare på kontoret i framtiden.

Nästa fråga att ställa är – vad gör ni med kontorsytan om ni blir färre medarbetare på plats?
Att byta till ett mindre kontor behöver nödvändigtvis inte bli billigare. Kontoret kanske måste “reformeras” för att användas på ett annat sätt – t ex mer sociala ytor. Kontoret och möten måste glesas ut för att ta hänsyn till en potentiell smittorisk och en större medvetenhet om hur Corona sprids.

Det vi också vet med säkerhet är att digitaliseringen är oåterkallelig och kommer att fortsätta – det ställer nya krav på t ex videokonferenssystem och och annan teknisk utrustning i alla mötesrum. Stora möten kommer med stor sannolikhet hållas digitalt en lång tid framöver.

Fastighetsvärldens enkät visar ju tydligt att även om man idag inte fattat beslut om att minska kontorsytan så är det många företag som bevakar frågan nu. Vi kan nog anta att vi kommer se ett generellt lägre behov av kontorsyta framöver. Hur påverkas kontorsbranschen i förlängningen av detta?
Det är en intressant och lite dramatisk utveckling – och vi ser ett par slutsatser av detta:

– Fastighetsägare som äger och hyr ut kontorsytor måste vara snabba och kreativa att möta nya behov och vara beredd på att förhandla med företag som står med överyta. Här måste vi tillsammans se hur man kan forma om arbetsyta till andra ytor tex fler sociala ytor.

– Som arbetsgivare måste man troligen acceptera ett ökat distansarbete och därmed ändrat arbetssätt och således omdefiniera vad kontoret har för roll i framtiden. Det kommer bli ännu mer viktigt för varumärket och användas i större utsträckning för sociala sammankomster och möten. Koncentrationsarbete kommer troligen genomföras mycket större utsträckning i hemmet.

– Som arbetsgivare kommer vi ha ett större ansvar för att medarbetare har en bra arbetsplats även i hemmet vilket innebär både utrustning, ergonomi och arbetssätt. Detta kräver nya rutiner för ledning och för våra digitala system.

Läs mer om hur corona påverkar kontor, bostäder och staden på www.nytidsarkikterna.se.